Указывайте продукты точно так, как они перечислены
Хорошее описание заказа начинается с точного указания продуктов так, как они представлены на этом сайте, включая группу материалов и наименование линейки, если она существует. Для заготовки это означает группу материалов — белый диоксид циркония, предварительно окрашенный или многослойный — и наименование линейки, например 4D Pro или 3D Pro, если она выбрана. Для станка это означает название станка, например XT-60 или RX-8H, а для печи — название печи, например 12S или PF1200D. Точные наименования позволяют избежать самой распространенной ошибки в описании заказа — продукта, описанного настолько расплывчато, что компании приходится догадываться, какой именно товар имеется в виду.
Если продукт был найден под другим названием в листинге на платформе, укажите также это название, чтобы компания могла подтвердить, соответствует ли оно продукту, указанному на этом сайте. Названия на платформах меняются, и название, указанное в описании заказа, позволяет компании установить соответствие уже в первом ответе, а не после второго сообщения. В форме запроса есть место для указанного названия наряду с наименованием продукта на сайте, и покупатель, который его укажет, избежит самой предотвратимой ошибки при поставке в международной торговле.
Добавьте количество, оттенок и размер
После наименований продуктов хорошее описание заказа дополняется диапазоном количества по каждой позиции, а для заготовок — размером диска и подходом к оттенку. Размер диска должен соответствовать фрезерному станку лаборатории, а подход к оттенку — системе оттенков лаборатории, и ни один из этих фактов нельзя заранее зафиксировать для каждой лаборатории, которая читает этот сайт. Описание заказа, в котором указана группа материалов без размера или оттенка, потребует второго раунда, прежде чем станет коммерческим предложением, тогда как описание, в котором указаны все три параметра, обычно получит предложение, по которому можно действовать.
Вопросы об оттенке заслуживают отдельной строки в описании заказа, поскольку они являются самым частым источником ошибки при поставке. Укажите систему оттенков, выбранную группу материалов и то, нужен ли случаю градиент или единый оттенок, и компания сможет подтвердить, соответствуют ли имеющиеся на складе заготовки. Краткое примечание об оттенке в первом сообщении избавляет от обратной отправки позже и ничего не стоит, тогда как описание заказа без него рискует получить поставку, соответствующую каталогу, но не случаю.
Добавьте совместимость: станок, держатель и программное обеспечение
Хорошее описание заказа также указывает факты совместимости: фрезерный станок, на котором будет использоваться заготовка, держатель, которому должна соответствовать фреза, программное обеспечение для проектирования, которое должен обслуживать сканер, и печь, в которой будет обжигаться заготовка. Эти факты определяют, действительно ли позиции в описании заказа работают вместе, и описание, в котором они опущены, заставляет компанию догадываться о конфигурации, которую она не видит. Описание, в котором они указаны, позволяет компании ответить на комбинацию и выявить любое несоответствие, пока заказ еще открыт, когда его еще можно исправить без возврата.
Факты совместимости наиболее важны для первого заказа, новой группы материалов или нового станка, поскольку именно в этих заказах несоответствие наиболее вероятно и наиболее затратно. Лаборатория, заказывающая знакомый товар в десятый раз, может безопасно опустить некоторые факты совместимости, поскольку компания уже знает конфигурацию, но лаборатория, заказывающая новый товар, должна их указать, даже если описание заказа станет длиннее. Дополнительные предложения в первом описании заказа экономят дни в общем времени выполнения заказа, хотя на их написание уходят минуты.
Добавьте необходимые сертификаты и документы
Хорошее описание заказа указывает любой необходимый сертификат или документ — по продукту и рынку, — чтобы компания могла предоставить соответствующий документ или прямо сказать, что он недоступен для этой позиции. Сертификаты на этом сайте предоставляются по запросу, и нигде не напечатан номер сертификата или область его действия, поскольку ни один из них не был проверен, поэтому описание заказа, в котором документ запрашивается по наименованию, является единственным путем, при котором сведения о сертификате становятся проверенными, а не предположительными. Описание заказа, в котором сертификаты запрашиваются в целом, без указания продукта или рынка, потребует второго раунда, прежде чем на него можно будет ответить.
В описании заказа также следует отличать документы на продукцию от платформенных меток, поскольку их смешение замедляет обмен. Audited Supplier и Diamond Member — это метки членства и аудита на платформе, а не сертификаты на продукцию, и описание заказа, в котором они запрашиваются как сертификаты, потребует раунда уточнений, прежде чем можно будет вообще рассмотреть реальный вопрос о документе. Запрашивайте вместо этого документ по его продукту и рынку, и ответ сможет удовлетворить реальное требование уже в первом раунде.
Добавьте подтверждения по пункту назначения, доставке и оплате
Хорошее описание заказа указывает страну назначения, а затем подтверждает минимальный объем заказа, срок поставки, способ доставки и условия оплаты как инструкции покупателя, поскольку эти четыре пункта зависят от заказа и пункта назначения и не обещаны на этом сайте. Описание заказа, в котором пункт назначения указан в первом сообщении, получит ответ, в котором доставка и документация рассматриваются вместе, тогда как описание, в котором пункт назначения опущен, получит общий ответ, которому все еще потребуется второе сообщение, чтобы стать конкретным. Эти четыре подтверждения, однажды данные компанией для конкретного заказа, становятся условиями, с которыми следует сверять счет.
В описании заказа также следует отметить любые требования по срокам, например крайний срок по случаю или открытие клиники, и любые потребности в установке или обучении для заказа станка или печи, поскольку эти ответы могут повлиять на решение и их труднее организовать после поставки. Раннее указание сроков и потребностей в обучении позволяет компании ответить на них, пока коммерческое предложение еще открыто, когда они еще могут повлиять на выбор. В форме запроса есть место для всех этих примечаний наряду с вопросами о продуктах и количестве, и покупателю следует им воспользоваться.
Проверьте описание заказа перед отправкой
Перед отправкой хорошее описание заказа заслуживает финальной проверки: точны ли наименования продуктов, указано ли количество по каждой позиции, указаны ли размер диска и подход к оттенку для заготовок, указаны ли факты о станке, держателе и программном обеспечении для совместимости, указаны ли сертификат и рынок для документов, а также включены ли пункт назначения и четыре подтверждения? Описание заказа, прошедшее эту проверку, обычно получит коммерческое предложение, по которому можно действовать, тогда как описание, не прошедшее хотя бы один пункт, обычно получит запрос недостающего факта, а этот запрос стоит раунда сообщений.
После отправки следите за адресом электронной почты, указанным в форме, для получения ответа и сохраняйте целостность цепочки ответов, отвечая в той же переписке, а не начиная новую. Если ответ поднимает новый вопрос, отвечайте в той же цепочке, цитируя исходное описание заказа, чтобы история оставалась в одном месте, а подтверждения можно было сверять со счетом. Такая дисциплина переписки — заключительный шаг хорошего описания заказа, и она не требует ничего, кроме ответа вместо перезапуска.